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Services de sécurité dans le cadre du Festival Séries Mania

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Marché public ou privé
Référence du marché : 4914042

Date de clôture estimée : 28/10/19
Etat : Première publication
Publié dans :
SOURCEWEB (05/10/19)
Identification de l'organisme qui passe le marché : Séries Mania
Association du festival international des séries de Lille/Hauts-de-France
17 place Pierre Mendès France 59800 Lille
12 bd Bonne Nouvelle 75010 Paris
Festival SERIES MANIA : Créé au Forum des images à Paris en 2010 par Laurence Herszberg, le festival SERIES MANIA s'est installé à Lille depuis 2018 avec le soutien de la Région Hauts-de-France et du Centre national du Cinéma et de l'Image animée. Pour sa deuxième édition lilloise, il s'est tenu du 22 au 30 mars 2019.
SERIES MANIA, le festival 100% séries, est un événement unique en son genre. Festif et gratuit, la qualité et la diversité de sa programmation est reconnue unanimement par le public et la profession en provenance du monde entier. Durant 9 jours, SERIES MANIA met à l'honneur, dans différents lieux de Lille, les séries sous toutes leurs formes, à travers des séances de projections (129 en 2019, 71 séries de 19 pays dont 31 premières mondiales), des masterclasses, débats et conférences (près de 400 invités en 2019) ainsi que de nombreuses animations autour de l'univers sériel (expositions, ateliers, ...) proposées au Tripostal, à la Gare Saint Sauveur et dans toute la ville. Des projections suivies de rencontres avec les équipes des séries sont également organisées en Région (Amiens, Arras,
Dunkerque, Lens, Roubaix et Tourcoing en 2019)
Cette deuxième édition lilloise a rassemblé 72 231 festivaliers.
SERIES MANIA FORUM, partie professionnelle du festival SERIES MANIA soutenue par le programme Europe Creative Media, est devenu, depuis sa création en 2013, le rendez-vous incontournable des acteurs de la création sérielle internationale : le lieu où les décideurs et talents de l'audiovisuel se rencontrent durant 3 jours pour découvrir les projets en développement ou en cours de production et pour imaginer ainsi la nouvelle génération des séries à venir.
Depuis 2018, LILLE TRANSATLANTIC DIALOGUES (LTD) y constitue un nouvel espace de rencontres et d'échanges de haut niveau voué à rassembler, pendant 1 journée, les principaux acteurs politiques, institutionnels, créatifs et économiques des secteurs de la télévision et de la culture en Europe et aux États-Unis.
Ces deux événements réservés aux professionnels se sont déroulés à Lille Grand Palais et ont accueilli, en 2019, 2700 accrédités venus de 59 pays.
La prochaine édition du festival SERIES MANIA se déroulera du 20 au 28 mars 2020 pour le grand public et du 25 au 27 mars 2020 pour les professionnels.
Objectifs et ambitions de SERIES MANIA
Dans un environnement concurrentiel de plus en plus soutenu SERIES MANIA ambitionne de devenir, à court terme, le festival international de référence en matière de séries.
Avec une hausse de fréquentations de + 30 % pour le grand public et de + 35 % pour les professionnels entre l'édition 2018 et l'édition 2019, SERIES MANIA est en bonne voie de réussir son pari et se doit de poursuivre ses efforts en étant toujours plus moderne et innovant.
Sa décentralisation à Lille lui permet désormais d'être au coeur de l'Europe pour les professionnels et d'affirmer, auprès du grand public, son esprit d'ouverture et d'accessibilité via son rayonnement dans la ville et en Région.
Sur la base et dans le prolongement des acquis des deux premières éditions lilloises du Festival, les objectifs principaux de la prochaine édition portent sur :
- Le développement de la notoriété internationale auprès des professionnels du secteur pour s'affirmer comme l'événement de référence sur les séries.
- Le développement de la notoriété nationale de la marque SERIES MANIA comme un évènement incontournable pour le grand public, en priorité pour les jeunes et les sériephiles,
- Le développement de la fréquentation des publics de la Région Hauts-de-France, de Paris et de Belgique francophone.
Valeurs portées par SERIES MANIA
- Excellence artistique et expérience festive. SERIES MANIA réussit à mêler à la fois une programmation ambitieuse reconnue et un esprit convivial et généreux,
- Innovation dans sa forme et dans les différentes initiatives créées chaque année,
- Modernité dans son discours et dans sa communication,
- Rayonnement international à travers sa programmation, ses invités et sa notoriété,
- Générosité et accessibilité afin de permettre également à un public peu averti de s'y retrouver et de le fréquenter,
- Incarnation dans la ville via le déploiement d'une communication et d'une programmation permettant une appropriation de l'événement par les habitants.
Les publics de SERIES MANIA
Le grand public :
De par sa programmation à la fois exigeante et populaire, allant de séries internationales inédites programmées en compétition officielle, aux rencontres-dédicaces avec les acteurs de grandes séries populaires françaises en passant par des masterclasses avec des showrunners et acteurs d'envergure internationale, SERIES MANIA réussit à toucher un large public, à la fois passionné et curieux. Sur les 72 231 festivaliers de l'édition 2019, 55 % d'entre eux avaient entre 18 à 34 ans.
Les enseignants, responsables socio-culturels, responsables d'associations :
SERIES MANIA propose tout au long de l'année, avec un temps fort pendant le festival, de nombreuses activités éducatives en direction des groupes scolaires et socio-culturels.
Les professionnels internationaux de l'audiovisuel :
SERIES MANIA FORUM accueille, durant 3 jours, talents, showrunneurs, producteurs, distributeurs, responsables de chaines, experts VR,...
L'événement LILLE TRANSATLANTIC DIALOGUES (LTD) rassemble, quant à lui, pendant une journée, les décideurs politiques et grands patrons de l'industrie audiovisuelle.


Objet du marché : Description générale de la mission
Le Festival Séries Mania investit plusieurs établissements lors de son exploitation, lieux destinés à accueillir du public et/ou des événements privés sur invitation.
Certains lieux qui lui sont mis à disposition disposent de leur propre service de sécurité. D'autres lieux sont, en revanche, dépourvus d'un tel service et il incombe, dans ce cas, au Festival d'assurer la sécurité du lieu, des biens mis à disposition et des personnes (visiteurs, personnels, invités) qui seront amenées à y circuler.

Le Festival souhaite donc confier quatre types de prestations à un prestataire :
- LIEUX/EQUIPEMENT
o Certains lieux du festival ont leur propre service de sécurité. Dans ce cas, le personnel SSIAP et les agents de surveillance sont donc mis à la disposition du Festival avec le lieu. Il se peut donc que le prestataire choisi par le Festival soit amené à travailler avec une société de sécurité déjà en place (pour des interventions ponctuelles / renfort staff / garde rapprochée / surveillance infrarouge).
o Certains lieux mis à la disposition du Festival ne disposent pas de leur propre service de sécurité (SSIAP, agents de surveillance). Le Festival doit donc assurer la sécurité du lieu, des biens et des personnes.
Si nécessaire, le prestataire devra pouvoir être en mesure de mettre à la disposition un ou plusieurs agents cynophiles.
- INSTALLATIONS
o Certaines installations sur le domaine public doivent être gardiennées 24h/24
- GARDE RAPPROCHEE
o Au-delà des lieux, certains invités VIP devront être accompagnés lors de leurs déplacements privés et leurs rencontres avec le public (Lille, région Hauts de France et Paris)
- EVENEMENTS
o Certains événements du festival nécessiteront une attention particulière pour diverses raisons :
? Concentration de public sur le domaine public,
? Concentration de talents VIP sur le domaine public,
? Soirées festives et tardives regroupant un grand nombre de participants,
? Déplacements et interventions de personnalités politiques lors d'événements du festival.
Dans ce contexte et afin d'accueillir son public et ses invités français et internationaux dans les meilleures conditions possibles, le Festival souhaite confier à un prestataire une mission globale de sécurité (prestation de services).
Le détail de la mission est précisé ci-après.
La durée du contrat conclu avec le prestataire retenu sera limitée à une année (organisation d'une édition).
Description des prestations attendues
Le prestataire devra effectuer sa mission dans le respect des dispositions prévues par le livre VI du Code de la sécurité intérieure règlementant les activités privées de surveillance, de gardiennage et de protection physique des personnes ainsi que les décrets et arrêtés correspondants.
A ce titre, le prestataire doit être titulaire de l'agrément ou de l'autorisation d'exercice visé aux articles L. 612-6 et suivants du Code de la sécurité intérieure.
Les agents employés par le prestataire doivent être titulaires de la carte professionnelle mentionnée aux articles L.612-20 et suivants du code précité et avoir été autorisés à exercer sur la voie publique.
1. ASSISTANCE DANS L'ACCOMPLISSEMENT DES FORMALITES ADMINISTRATIVES
Le prestataire pourra, le cas échéant et sur demande du Festival, fournir une assistance à l'équipe du Festival dans la préparation des démarches administratives liées à la sécurité de l'évènement, en particulier s'agissant des démarches préalables devant être faites en préfecture (assistance dans la préparation de fiches récapitulatives d'organisation de la sécurité ou de notes de sécurité, participation aux réunions de sécurité).
2. SECURITE DES LIEUX DE PROJECTIONS PUBLIQUES et VILLAGE FESTIVAL
Dans les lieux du festival déterminés, le prestataire devra assurer la sécurité des événements et du public.
Dans le cadre de cette mission, le prestataire retenu sera chargé d'assurer :
- le contrôle d'accès des lieux du festival (contrôles manuels des sacs ou contrôles du public avec des détecteurs de métaux fournis par le prestataire),
- le respect des jauges (compte moutons fournis par le prestataire),
- la circulation et la fluidité dans les espaces, parfois en lien avec une file d'attente à l'extérieur des lieux,
- la surveillance en salle, notamment avec un invité sur scène,
- l'absolue sécurité des contenus projetés sur l'écran - plan anti-piratage (lunettes infrarouges fournies par le prestataire),
- la sécurisation des espaces dédiés aux invités du festival (zone d'accès contrôlée),
- l'accès réservé à certaines personnes de l'équipe avec badge reconnaissable,
- le cas échéant, une fluidité lors d'une évacuation d'un lieu.
3. SECURITE DES INSTALLATIONS DU FESTIVAL
Le Festival investit également l'extérieur et le domaine public. Par exemple, il sera installé une structure destinée à protéger le tapis rouge de la soirée d'ouverture au Nouveau Siècle. Une structure métallique, un tapis rouge et un photocall extérieur installés devant l'entrée du bâtiment devront donc être surveillés 24h/24h pendant toute la durée de l'événement. L'installation sera barrièrée le soir.
Dans ce contexte, le prestataire sera tenu de mettre à la disposition du Festival pendant toute sa durée 1 agent cynophile 24h/24h pendant toute la durée de l'événement (du montage 18 mars, au démontage le 29 mars).
4. SECURITE DES INVITES - GARDE RAPPROCHEE
Pour assurer les déplacements et les transports des invités VIP français et internationaux, le prestataire sera tenu de fournir un service adapté de protection rapprochée incluant :
- une prestation « on call » selon les mouvements de l'invité à sécuriser,
- un accompagnement dès l'arrivée sur Lille - voire un accueil à CDG et un suivi de l'invité selon son souhait lors de tous ses déplacements (voiture dédiée),
- rester disponible au-delà des horaires préétablis si une personnalité le demande.
5. SECURITE DES GRANDS EVENEMENTS PUBLICS ET PRIVES
Deux événements importants se situant à la fois sur le domaine public et dans un lieu de projection privé nécessitent une attention particulière :
- la soirée d'ouverture,
- la soirée de clôture du festival.
Les célébrités partent du Palais Rihour et sont déposées en voiture sur la place Mendès France avant de fouler le tapis rouge (barriéré) pour rejoindre l'entrée du Nouveau Siècle. Le tapis rouge est de part et d'autre sécurisé par des barrières « Vauban » ; le dispositif coupe la place Mendès France en deux entre l'entrée publique et l'entrée des invités.
Pour assurer la fluidité du public qui s'amasse en nombre de part et d'autre du tapis rouge, le prestataire retenu sera chargé d'assurer :
- la sécurité des personnes VIP qui descendent des voitures et qui empruntent le tapis rouge,
- la circulation du public sur la place Mendès France (par exemple, en ouvrant une barrière de manière à permettre la circulation du public lorsqu'aucun invité n'est déposé en voiture),
- la fermeture des barrières instantanées en cas de véhicule annoncé entrant sur le tapis rouge, afin de sécuriser immédiatement l'espace VIP et de permettre à l'invité de descendre de voiture en toute sérénité,
- la sécurité du public aux abords du tapis rouge et du Nouveau Siècle,
- la sécurité des photographes professionnelles dans un carré réservé sur un des côtés du tapis rouge ainsi que la sécurité du décor du photocall installé de l'autre côté du tapis rouge en face des photographes.
Le prestataire sera tenu d'assurer de manière générale :
- le contrôle d'accès des lieux du (contrôles manuels des sacs ou contrôles du public avec des détecteurs de métaux fournis par le prestataire),
- le respect des jauges (compte moutons fournis par le prestataire),
- la circulation et la fluidité dans les espaces,
- la sécurité dans la salle, particulièrement l'orchestre où sont assis les VIP,
- le cas échéant, à la demande de l'ayant droit de la série projetée lors de ces soirées, assurer la surveillance anti-piratage pendant la projection à l'aide de lunettes infrarouges fournies par le prestataire.
6. SUIVI ET MISE A JOUR DU PLANNING EN FONCTION DU PROGRAMME
Pendant la préparation du Festival, le prestataire sera tenu de :
- dédier une personne de son équipe à la préparation des plannings (mise en place de planning en fonction du programme de l'événement et de la présence d'invités VIP), en prenant en compte le caractère événementiel du projet, c'est-à-dire l'arrivée parfois tardive et changeante d'informations. Cette personne désignée devra rester l'interlocuteur privilégié de l'équipe du festival avant et pendant l'événement,
- partager ce fichier en ligne pour le rendre accessible par l'équipe du festival.
Pendant l'exploitation, le prestataire sera tenu de :
- dédier un chef d'équipe qui, en relation avec notre équipe de production, peut ajuster les plannings des agents en cas de changement ou d'imprévus,
- veiller à l'optimisation des emplois du temps des agents de sécurité, qui peuvent enchaîner plusieurs missions différentes sur leur tranche horaire planifiée,
- réagir instantanément aux nombreux changements de planning ou nouvelles sollicitations et proposer des solutions,
- tenir une main-courante récapitulant ses interventions durant la durée du Festival.
Pendant le déroulement des grands évènements publics et privés du Festival :
- les agents de sécurité devront pouvoir correspondre en permanence avec le chef d'équipe et l'équipe du Festival. A cette fin, le prestataire mettra à la disposition de ses agents et de l'équipe du festival tout système de communication instantanée (système de talkie-walkie),
- tous les agents qui exécuteront les prestations porteront obligatoirement un uniforme complet avec les insignes apparents de la société,
- chaque agent doit faire preuve :
o d'une présentation soignée,
o d'une attitude ouverte, respectueuse et d'un dialogue courtois,
o d'un langage verbal et non-verbal positif,
o d'une capacité à orienter les spectateurs vers un interlocuteur du Festival.
Pour l'ensemble des prestations prévues, le prestataire recherchera, de façon continue, l'organisation optimale de la gestion de ses prestations et des moyens humains et matériels mis en oeuvre pour assurer la qualité du service et la satisfaction des utilisateurs.
A ce titre, il devra assurer le niveau de qualité requis des prestations et la sécurité des lieux et des personnes.
De même, il devra assurer la continuité du service et la ponctualité des agents, en mettant en oeuvre, le cas échéant, toute mesure nécessaire pour assurer le remplacement des agents en cas d'indisponibilité.
7. RESPONSABILITE
Toutes les actions entreprises par les agents mis à la disposition du Festival sont sous l'entière responsabilité du prestataire sélectionné.
A cet effet, il sera donc responsable, pendant toute la durée d'exécution du contrat de tous les dommages, quelle que soit leur origine, qui pourraient être causés, soit aux personnes, soit aux biens et installations dont il assure la protection.
Le prestataire sera aussi responsable de l'organisation du travail, de la discipline, du respect des consignes et de l'efficacité du personnel.
Procédure de passation : Modalités de remise des propositions

Les propositions des candidats doivent impérativement être réceptionnées avant le :
lundi 28 octobre 2019 à 17 heures
Toute proposition parvenue hors délai ne sera pas prise en compte.
Les propositions peuvent être adressées :
- par voie électronique à l'adresse ci-après indiquée :
christophe.brand@seriesmania.com (un accusé de réception étant adressé aux candidats)
- par voie postale : courrier recommandé avec accusé de réception à adresser à :
SERIES MANIA
Monsieur Jeffrey BLEDSOE
Directeur de production
12, boulevard de Bonne Nouvelle
75010 Paris
1. CONTENU DES PROPOSITIONS TECHNIQUES ET FINANCIERES
- Lettre d'intention (compréhension de la mission) répondant aux prestations attendues,
- Présentation rapide de la société,
- Présentation de l'équipe et identification d'un interlocuteur dédié pendant toute la durée du festival, de sa préparation à sa clôture,
- Présentation de 5 références significatives liées à des évènements publics et ambitieux,
- Attestation d'assurance couvrant la responsabilité civile professionnelle de la société de moins de 3 mois,
- Copie de l'autorisation d'exercer de l'entreprise délivrée par la Commission interrégionale d'agrément et de contrôle du CNAPS en application du livre VI du code de la sécurité intérieure,
- Annexe technique et financière (ci-dessous).
- Acte d'engagement valant CCAP complété et signé
Pour être prise en compte, chaque proposition doit impérativement comprendre tous les éléments susmentionnés.
Critères de sélection : Les offres des candidats seront appréciées en fonction des critères énoncés ci-dessous. La valeur technique, la qualité des prestations et l'offre de prix seront jugées au regard de la pertinence et de la clarté des informations contenues dans l'offre technique et financière fournie par le candidat.
- Les prix renseignés sur la grille tarifaire ................................. 40 %
- L'organisation des moyens humains et matériels proposés ............ 30 %
- L'expérience de l'entreprise dans des événements significatifs ....... 30 %
Pour vérifier la meilleure adéquation de l'offre soumise aux besoins :
- si six ou plus de candidats ont proposé une offre, les six proposant le prix le plus bas seront auditionnés ;
- si moins de six candidats ont déposé une offre, tous les candidats seront auditionnés.
Les auditions ne seront pas l'objet de négociation tarifaire mais sont destinées à être un complément au dossier reçu .
L'offre retenue sera celle répondant le mieux aux critères d'attribution.
Annexe technique & financière
1- Toutes les prestations attendues peuvent-elles être réalisées par votre société ?
Le cas échéant, quelles prestations sollicitez-vous auprès d'autres sociétés ?
2- Quel est le temps d'attente moyen pour un agent de surveillance non planifié demandé en renfort ?
3- Proposition d'une grille tarifaire en euros HT pour :
o Tarif horaire agent de surveillance (tarif horaire de jour, de nuit, dimanche)
o Tarif horaire agent garde rapprochée (tarif horaire de jour, de nuit, dimanche)
o Tarif horaire chef d'équipe (tarif horaire de jour, de nuit, dimanche)
o Tarif horaire agent lunettes infrarouges (tarif horaire de jour, de nuit, dimanche)
o Tarif horaire agent cynophile (tarif horaire de jour, de nuit, dimanche)
o Assistance dans l'accomplissement des démarches administratives (proposition forfaitaire par réunion)
o Mise à disposition des équipements : forfaitaire
i. Détecteurs de métaux
ii. Lunettes infrarouges
iii. Compte mouton
iv. Talkie-walkie
CALENDRIER DE LA PROCEDURE DE SÉLECTION
- Réception des propositions : avant le lundi 28 octobre 2019, 17h
- Audition : 5 novembre 2019 à Lille
- Sélection définitive : 08 novembre 2019
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