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Prestations de conseil media, planification, négociation et achat d'espaces offline

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Marché public ou privé
Référence du marché : 4949387

Date de clôture estimée : 08/11/19
Etat : Première publication
Publié dans :
SOURCEWEB (19/10/19)
Identification de l'organisme qui passe le marché : Séries Mania
Association du festival international des séries de Lille/Hauts-de-France
17 place Pierre Mendès France 59800 Lille
12 bd Bonne Nouvelle 75010 Paris
Festival SERIES MANIA : Créé au Forum des images à Paris en 2010 par Laurence Herszberg, le festival SERIES MANIA s'est installé à Lille depuis 2018 avec le soutien de la Région Hauts-de-France et du Centre national du Cinéma et de l'Image animée. Pour sa deuxième édition lilloise, il s'est tenu du 22 au 30 mars 2019.
SERIES MANIA, le festival 100% séries, est un événement unique en son genre. Festif et gratuit, la qualité et la diversité de sa programmation est reconnue unanimement par le public et la profession en provenance du monde entier. Durant 9 jours, SERIES MANIA met à l'honneur, dans différents lieux de Lille, les séries sous toutes leurs formes, à travers des séances de projections (129 en 2019, 71 séries de 19 pays dont 31 premières mondiales), des masterclasses, débats et conférences (près de 400 invités en 2019) ainsi que de nombreuses animations autour de l'univers sériel (expositions, ateliers, ...) proposées au Tripostal, à la Gare Saint Sauveur et dans toute la ville. Des projections suivies de rencontres avec les équipes des séries sont également organisées en Région (Amiens, Arras,
Dunkerque, Lens, Roubaix et Tourcoing en 2019)
Cette deuxième édition lilloise a rassemblé 72 231 festivaliers.
SERIES MANIA FORUM, partie professionnelle du festival SERIES MANIA soutenue par le programme Europe Creative Media, est devenu, depuis sa création en 2013, le rendez-vous incontournable des acteurs de la création sérielle internationale : le lieu où les décideurs et talents de l'audiovisuel se rencontrent durant 3 jours pour découvrir les projets en développement ou en cours de production et pour imaginer ainsi la nouvelle génération des séries à venir.
Depuis 2018, LILLE TRANSATLANTIC DIALOGUES (LTD) y constitue un nouvel espace de rencontres et d'échanges de haut niveau voué à rassembler, pendant 1 journée, les principaux acteurs politiques, institutionnels, créatifs et économiques des secteurs de la télévision et de la culture en Europe et aux États-Unis.
Ces deux événements réservés aux professionnels se sont déroulés à Lille Grand Palais et ont accueilli, en 2019, 2700 accrédités venus de 59 pays.
La prochaine édition du festival SERIES MANIA se déroulera du 20 au 28 mars 2020 pour le grand public et du 25 au 27 mars 2020 pour les professionnels.
Objectifs et ambitions de SERIES MANIA
Dans un environnement concurrentiel de plus en plus soutenu SERIES MANIA ambitionne de devenir, à court terme, le festival international de référence en matière de séries.
Avec une hausse de fréquentations de + 30 % pour le grand public et de + 35 % pour les professionnels entre l'édition 2018 et l'édition 2019, SERIES MANIA est en bonne voie de réussir son pari et se doit de poursuivre ses efforts en étant toujours plus moderne et innovant.
Sa décentralisation à Lille lui permet désormais d'être au coeur de l'Europe pour les professionnels et d'affirmer, auprès du grand public, son esprit d'ouverture et d'accessibilité via son rayonnement dans la ville et en Région.
Sur la base et dans le prolongement des acquis des deux premières éditions lilloises du Festival, les objectifs principaux de la prochaine édition portent sur :
- Le développement de la notoriété internationale auprès des professionnels du secteur pour s'affirmer comme l'événement de référence sur les séries.
- Le développement de la notoriété nationale de la marque SERIES MANIA comme un évènement incontournable pour le grand public, en priorité pour les jeunes et les sériephiles,
- Le développement de la fréquentation des publics de la Région Hauts-de-France, de Paris et de Belgique francophone.
Valeurs portées par SERIES MANIA
- Excellence artistique et expérience festive. SERIES MANIA réussit à mêler à la fois une programmation ambitieuse reconnue et un esprit convivial et généreux,
- Innovation dans sa forme et dans les différentes initiatives créées chaque année,
- Modernité dans son discours et dans sa communication,
- Rayonnement international à travers sa programmation, ses invités et sa notoriété,
- Générosité et accessibilité afin de permettre également à un public peu averti de s'y retrouver et de le fréquenter,
- Incarnation dans la ville via le déploiement d'une communication et d'une programmation permettant une appropriation de l'événement par les habitants.


Objet du marché : 1 Objet de la consultation

La présente consultation a pour objet de confier à une agence des prestations de conseil media, planification, négociation et achat d'espaces offline (affichage, presse, cinéma, diffusion de documents promotionnels) :
avec pour principaux objectifs :
- Le développement de la notoriété du festival SERIES MANIA aux niveaux régional (ne pas oublier la métropole lilloise), national et international (Belgique en priorité)
- Le développement de la fréquentation du festival SERIES MANIA en accordant la priorité au public des grandes villes de France (lien ferroviaire ou aérien direct avec Lille), ainsi qu'au public belge.
Les publics visés :
- Publics cibles :
? Les Lillois et les régionaux férus de sorties culturelles,
? les cinéphiles et sériephiles,
? les jeunes (15-45 ans),
- Publics à développer :
? Les Parisiens et les Belges francophones de 15-45 ans fans de séries et de cinéma,
? le « grand public » local.
A noter : Le Festival organise des projections décentralisées dans plusieurs villes des Hauts-de-France (détails ultérieurement).
La stratégie de communication sur ces villes en région est travaillée en parallèle avec chaque ville et chaque salle d'accueil de la projection, mais l'agence retenues pourront être amenées à fournir de manière ponctuelle et marginale un appui en communication à SERIES MANIA.
2 Les prestations attendues
A - Définition des prestations demandées
- Définir la stratégie media globale off line ainsi qu'un planning de prises de parole selon le planning des événements phares du festival :
- 1ère semaine de décembre : lancement du teaser vidéo pour annoncer les dates et les grandes lignes de la programmation,
- 1ère semaine de mars : bande annonce officielle,
- Le 12 mars (à confirmer) : ouverture de la billetterie en ligne
- Mi-mars : happening (des précisions seront données à l'agence ou aux agences retenues)
- Du 20 au 28 mars : festival (avec cérémonies d'ouverture le 20 et de clôture le 28).
- Définir une stratégie par cible et par objectif (supports préconisés, répartitions budgétaires (frais et honoraires d'agence inclus) permettant d'accompagner les différentes phases de communication pré et post festival).
- IMPERATIF : inclure une proposition de campagne 4 x 3 dans le métro parisien pendant 2 semaines à partir du 26 février
- Appuyer la stratégie presse mise en place par l'agence de relations medias.
- Négocier les tarifs avec les régies et réserver les espaces au nom de SERIES MANIA (mandataire non payeur)
- Etablir un planning des livraisons de supports (conception des supports prise en charge par SERIES MANIA)
- Faire le lien entre SERIES MANIA et les différentes régies pour la livraison de ces supports
- Saisir les opportunités d'achat last minute et low budget et être réactifs et force de proposition auprès de l'équipe communication du Festival
- Etablir un bilan qualitatif et quantitatif à l'issue du festival
- A la fin de chaque campagne, après réception par l'agence de l'intégralité des factures émanant des médias, celle-ci établit un récapitulatif définitif en reprenant l'intégralité des postes. En tout état de cause le montant du récapitulatif ne peut être supérieur au montant du bon de commande. Le récapitulatif définitif de la campagne est accompagné de justificatifs de parution et de tous les rapports statistiques et analyses quantitatives.
Les outils de communication prévus :
- Affiches (différents formats pour affichage métro et rue),
- Doc promo papier (en cours d'élaboration) pour diffusion et prospection,
- Bande annonce de 30 secondes,
- Programme du festival (grille de programmation)
Par ailleurs :
- site internet, Appli Mobile
- Réseaux sociaux : Facebook, Twitter, Instagram
Les partenaires institutionnels* :
La Ville de Lille, la Métropole Européenne de Lille, la Région Hauts-de-France,
Les partenaires associés* :
UGC, MK2, la SNCF, Hello Lille
Les partenaires chaines télévision* :
OCS, France télévision, arte, TF1, M6
Les partenaires médias pressentis* :
La Voix du Nord, Le Soir, Le Monde, Télérama, Télé Loisirs, Konbini, Allociné,
France inter
*SERIES MANIA gère en direct les insertions et diffusions avec les médias et institutions partenaires.
Le prestataire retenu sera amené, en lien avec la direction de la communication du festival, à affiner sa stratégie ainsi que les prestations à mettre en oeuvre tout au long de la durée de la mission.
Le Festival attend une proposition détaillée, avec le budget attribué à chaque action / canal / cible.
B - Exigences spécifiques
Compte tenu de la spécificité du festival SERIES MANIA et de ses enjeux, le prestataire retenu devra répondre aux exigences suivantes :
- Au moins 2 références de campagnes media réalisées en Belgique et en Angleterre ainsi que dans les grandes villes de France évoquées ci-dessus.
- La connaissance de la métropole lilloise et de la région Hauts-de-France, de son maillage économique et culturel sera un atout.
A noter :
- Le festival devrait à nouveau bénéficier des réseaux d'affichages de la Ville de Lille et de la Métropole Européennes de Lille. Des précisions ultérieures seront données à l'agence retenue.
- Le festival prévoit une signalétique importante (équivalente à celle de l'édition 2019) dans le centre de Lille à partir du 17 mars ainsi que des actions de promotions de l'événement de type happening durant le mois de mars.
Lors de la consultation, le Festival SERIES MANIA peut demander à l'agence de préciser ou de compléter ses recommandations. Il est entendu que cette prestation constitue une recommandation et que le Festival n'est pas tenu de retenir l'une ou l'autre des propositions faites par l'agence et de donner suite aux achats d'espaces préconisés.
Cette liste n'étant pas exhaustive, il appartient à l'agence de formuler dans son offre, tout autre conseil qu'il juge pertinent et qu'il s'engage à réaliser.
Modalités spécifiques
L'enveloppe budgétaire consacrée à la construction de la stratégie media et à la gestion du projet une fois sélectionné (récupération des spécificités techniques et élaboration du planning de livraison, réception des livraisons fichiers pour transmission aux médias, etc.) ne devra pas excéder 55 000 euros HT frais d'agence inclus.
L'équipe communication de SERIES MANIA sera garante de la cohérence entre les actions proposées et le plan de communication global.
Pour la mise en place des actions définies et validées du plan media, le ou les prestataires retenu(s) sera/seront tenu(s) de proposer des modalités de travail et de collaboration étroite avec le Festival.
A ce titre, il leur est demandé d'intégrer à leurs propositions 2 réunions pour affiner le plan ensemble avec :
o les managers et décisionnaires de l'agence ainsi que le chef de publicité qui sera chargé de la négociation et de la réservation des espaces,
o la directrice de la communication et la directrice adjointe à la communication.
Procédure de passation : Modalités de remise des propositions

Les candidats doivent impérativement adresser leur proposition avant le :
Vendredi 8 novembre 2019 à midi
Les propositions doivent être adressées :
- Par voie électronique à l'adresse ci-après indiquée :
soraya.taous@seriesmania.com (un accusé de réception étant adressé aux candidats)
ou
- Par voie postale : courrier recommandé avec accusé de réception à adresser à :
Madame Soraya TAOUS
SERIES MANIA
12, boulevard de Bonne-Nouvelle
75010 Paris
Contenu des propositions
- Présentation succincte de l'agence
- Présentation de l'équipe et des méthodes de travail
- Présentation de 3 références significatives
- Note stratégique répondant aux prestations attendues
- Budget détaillé
Critères de sélection : Critères de sélection
Compréhension des missions et proposition d'actions 70%
Références présentées au regard de l'objet de la consultation 30%
Calendrier de la procédure de sélection du prestataire
- Date limite des dossiers de candidature : Vendredi 8 novembre 2019 à midi
- Retour de Séries Mania : Mercredi 13 novembre
- Entretiens et retravail éventuel : semaine du 18 novembre
- Sélection finale : 25 novembre
A l'issue de l'analyse des propositions transmises, Séries Mania recevra en auditions les agences retenues sur dossier. Dans cette hypothèse, les candidats retenus seront informés par courriel et reçu en entretien.
Adresse Internet : L'ensemble des documents (cahier des charges, programme, catalogue, revue de presse sélective, etc) est téléchargeable à l'adresse https://seriesmania.com/fr/infos-pratiques/appels-d-offre
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